Khái niệm về tập tin và thư mục

Tập tin là một tập hợp các thông tin do người dùng tạo ra từ máy vi tính, các thông tin này là một hay nhiều chuổi ký tự, ký hiệu được mã hóa. Thư mục là một dạng tập tin đặc biệt có công dụng như là một ngăn chứa, được dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tập tin.

Tập tin là gì

• Tập tin - File là một tập hợp các thông tin do người dùng tạo ra từ máy vi tính, các thông tin này là một hay nhiều chuổi ký tự, ký hiệu được mã hóa.
• Nội dung của tập tin chỉ có thể xem được khi được mở bằng chính chương trình ứng dụng đã tạo ra nó hoặc các chương trình khác nếu có hỗ trợ chức năng xem tập tin đó. Nếu bạn không dùng đúng chương trình để mở tập tin thì se chỉ thấy các ký tự đã được mã hóa.
• Tập tin được đặt tên và lưu trữ trong các thiết bị có khả năng lưu trữ dữ liệu như dĩa cứng, dĩa mềm, dĩa CD/DVD-ROM, USB,...
• Tên tập tin bao gồm phần tên - Name và phần mở rộng - Extension hay còn gọi là đuôi, dùng để phân loại tập tin. Tên và phần mở rộng được phân cách bởi dấu chấm .
• Ban đầu tên tập tin chỉ bao gồm 8 ký tự và phần mở rộng là 3 ký tự, tuy nhiên hiện nay tên tập có độ dài tùy thuộc vào hệ thống tập tin của Hệ điều hành, trong một số trường hợp có thể đặt tên có dấu tiếng Việt.
• Bạn có thể đặt tên giống nhau cho các tập tin nhưng phải đặt ở chỗ khác nhau, không thể có 2 tập tin giống tên và phần mở rộng cùng chung một chỗ.

Trong hệ điều hành Windows, tên tập tin chữ hoa và chữ thường là như nhau. Một số hệ điều hành phân biệt tên tập tin chữ hoa và chữ thường là khác nhau.

Phần mở rộng của một số tập tin thông dụng 

• .exe - Tập tin chương trình
• .doc .docx - Tập tin văn bản có định dạng
• .txt  - Tập tin văn bản dạng thô không có định dạng
• .pdf - Tập tin tài liệu di động
• .jpg .jpeg .gif .png .bmp .tiff - Tập tin hình ảnh
• .mp3 .wav .wma - Tập tin âm thanh
• .mp4 .avi .mpeg .mov - Tập tin phim
• .htm .html - Tập tin ngôn ngữ siêu văn bản của các trang web
• .zip .rar - Tập tin dạng nén

Xem thêm Các loại tập tin và phần mở rộng thông dụng

Thư mục là gì

• Cũng giống như tập tin, thư mục có thể được đặt tên tùy ý nhưng không cần phải có phần mở rộng và độ dài của tên cũng tùy thuộc vào hệ thống tập tin của Hệ điều hành, trong một số trường hợp có thể đặt tên có dấu tiếng Việt.
• Có thể tạo nhiều thư mục dùng để chứa các tập tin khác nhau giúp phân loại chúng để thuận tiện trong việc tìm kiếm, sử dụng.
• Thư mục - Folder hay Directory là một dạng tập tin đặc biệt có công dụng như là một ngăn chứa, được dùng trong việc quản lý và sắp xếp các tập tin. Thư mục có thể chứa các tập tin và các thư mục phụ - Subfolder hay Sub-Folder bên trong, các thư mục phụ này cũng có thể chứa thêm các tập tin và các thư mục phụ khác nữa.
• Nếu một thư mục có chứa các thư mục phụ bên trong thì nó được gọi là thư mục cha - Parent Directory hay thư mục chính - Main Folder. Còn các thư mục nằm bên trong được gọi là thư mục con hay thư mục phụ - Subfolder hay Subdirectory 
• Bạn có thể đặt tên giống nhau cho các thư mục nhưng chúng phải được đặt ở vị trí khác nhau, không thể có 2 thư mục giống tên nhau cùng chung một chỗ.

Cấu trúc của thư mục và tập tin

• Cấu trúc của thư mục và tập tin có dạng hình cây, nên thường được gọi là cây thư mục - Folder Tree
• Ổ dĩa được xem như là thư mục gốc - Root Folder.
• Bạn có thể tạo được không giới hạn số lượng thư mục cùng cấp và thư mục phụ nhiều cấp.
• Bạn có thể tạo nhiều tập tin tùy theo dung lượng còn trống của ổ dĩa trong máy vi tính của bạn.
• Tùy theo nội dung tập tin chứa nhiều hay ít dữ liệu mà nó chiếm dụng một khoảng dung lượng trên thiết bị lưu trữ nhiều hay ít, thường được gọi là tập tin có kích thước - dung lượng lớn hay nhỏ.
• Bản thân thư mục chiếm một dung lượng không đáng kể trên thiết bị lưu trữ, nhưng nếu nó có chứa các tập tin bên trong thì nó sẽ có dung lượng bằng tất cả các tập tin bên trong cộng lại.
• Đơn vị để tính dung lượng tập tin thường được sử dụng là KB - Kylobyte, đọc là ký-lô-bai, MB - Megabyte, đọc là mê-ga-bai , GB - Gigabyte, đọc là ghi-ga-bai và TB - Terabyte, đọc là tê-ra-bai Trong đó: 1024B = 1KB 1024KB = 1MB 1024MB = 1GB 1024GB = 1TB

• Tên tập tin hoặc thư mục có thể được đặt giống hoặc khác nhau, tuy nhiên nếu đặt tên giống nhau thì không thể để nằm chung một vị trí.
• Tên tập tin hoặc thư mục có thể được đặt bằng các ký tự tùy ý chẳng hạn như dùng ký hiệu, có khoảng cách, có dấu tiếng việt,... tùy theo sự cho phép của Hệ điều hành, tuy nhiên nên đặt sao cho ngắn gọn và thay thế khoảng cách bằng dấu gạch nối - hoặc _ để có thể tương thích với các hệ thống - Hệ điều hành trên các thiết bị khác nhau.

Tóm lại, bỏ qua các khái niệm khó hiểu về tập tin và thư mục, bạn có thể hình dung ổ dĩa như là một căn phòng thư viện, các thư mục là các giá sách bên trong phòng.  Các ngăn chứa sách của một giá sách là các thư mục phụ và các tập tin chính là những quyển sách được xếp trong các ngăn. Tên tập tin là tựa đề còn nội dụng tập tin là nội dung của quyển sách, đây là phần được người sử dụng quan tâm.